あらた税理士法人
社内の情報共有のスピードが驚くほど速くなりました。
【会社情報】
会社名：あらた税理士法人
本社：〒470-1151 愛知県豊明市前後町鎗ヶ名1816-8 AIビル
事業内容：巡回監査業務／税務申告業務／タックス・プランニング業務／認定支援機関業務／創業支援・ベンチャー育成業務
社員数：28名（2019年6月現在）
同所は1987年の創業以来、巡回監査業務や税務申告業務などの税務面はもとより、スタートアップの企業様などに対して、各地域で「創業塾」の講師・講演、ベンチャ－企業・ニュービジネスの研究についてのアドバイスといった支援もされております。
また、関与先企業をはじめとする同所に関わるすべての方々のみならず、地域全体のまちづくりに至るまで、積極的にお役に立てる事業所を目指されております。
グループウェアで一元管理、管理の煩雑さを解消
Office 365 を導入する前は、グループウェア、チャットサービス、タスク管理、メールサービスなど、それぞれ異なるサービスを利用しておりました。サービスごとにログインが必要だったり、連携ができなかったり、社員からは非常に面倒という声が多くありました。
また、システム管理者もそれぞれのサービスごとに管理が必要になるため、煩雑になっているのが大きな悩みとなっていました。
そのような状況の中、それぞれの機能が統合されたグループウェアの導入を模索しておりました。これまで使用しているツールからの移行のしやすさや機能を備えているのかなど、2018年4月から G Suite との比較検討の結果、Office 365 の導入を決定し、2018年8月よりトライアルをスタート、11月より運用を開始しました。
社内のコミュニケーションツールは Teams や SharePoint、タスク管理については Planner、メールについては Outlook on the web に移行することで、それぞれの用途に合わせて使用していた各種サービスを、Office 365 に集約しました。
共有メールボックスで関係者全員が把握できるようになった
これまでは、当法人の担当者とお客様との1対1でのメールのやりとりが、どのような内容でやりとりをしているのか社内の関係者にも共有するため、都度メールを転送してしていました。
また、そもそも転送を忘れて確認漏れが発生することもあり、送受信したメールをどのように情報共有するのかという課題がありました。
Outlook on the web で関係者が全員で確認できる共有メールボックスを作成して、関係者全員がメールの確認、送受信ができるようにしたことで、他の社員が送信したメールの内容も、全員が把握できるようになり、転送漏れなどによる確認漏れもなくなり、メールの情報共有が非常にスムーズになりました。
SharePoint 活用で、外出先からPDFを確認
当法人では、所長宛ての電話やFAXが多くありますが、所長の外出が多いため、オフィスに戻ってからの確認となることがあり、課題がありました。
所長への連絡をなるべくタイムリーかつスムーズに行うため、所長含め、社員全員が共有できる社内ポータルサイトをSharePointで作成し、所長宛の連絡やFAXの内容などをPDFにしてアップロードしたり、伝言を記入できるようにしました。
その内容は、所長にメール通知が届き、外出先からでも内容を確認することができるようになり、時差を少なくして、スムーズに共有できるようになりました。
また、これまでは外出先でのメールの確認ができなかったのですが、Office 365 を導入したことで、外出先からの送受信も可能となり、オフィスに戻ってからメール確認、返信といった時間的なロスもなくなったことで、働く環境の改善にも繋がっています。
会議の内容を事前に確認。会議の質が高まりました。
社員の外出が多く、会議の時間調整が難しい中、会議のやり方や質の向上といった面も課題がありました。
これまでは、会議が始まってから初めて聞く議題も多く、議論が進まずに会議の時間が長くなっていました。また、会議終了後に、話し合った内容を議事録にまとめており、議事録担当者の負担や記載漏れなども課題となっておりました。
そこで、まずはSharePoint の社内ポータルサイトに、会議で話し合う内容のアジェンダをWordにまとめてアップロードしました。そうすることで、参加者も会議前に議題を事前に理解でき、会議の場でも多くの意見が出るようになり、これまでよりも意思決定のスピード感が早くなりました。また、会議の途中や会議後に、複数人の参加者が同時に議事録を確認して、その場で追記や修正を行えるようになりましたので、議事録担当者の負担も軽減でき、作成にかかる時間も大幅に短縮できました。
さらに、参加していない社員でも社内ポータルサイトから議事録を確認でき会議内容を共有できるようになりました。
SharePoint 内の「いいね」ボタンをクリックすることで、誰が見て誰が見てないのか、議事録確認の有無も確認できるようにしています。
会議の”やり方”を見直したことで、効率化はもちろん会議の”質”の向上に繋がりました。
社内連絡もチャットの利用で効率化
社内の連絡方法についても、チャットサービスをOffice365 に移行しています。
個人やグループでの「電話がありました」「確認お願いします」などのちょっとしたメッセージは、 Teams のチャット機能を活用し連絡しています。
外出中の社員に連絡する場合でも、「今電話してもいいかな？」とか、メールだと「気づいてくれるかな？」と悩む必要もありませんし、メッセージを送信するとスマホに通知が届きますので外出中の社員もすぐに気づくことができ、離れた場所にいてもスムーズにコミュニケーションができるようになったので、非常に助かっています。
社内の情報共有のスピードが驚くほど速くなりました
Office365を導入して一番よかったなと感じるのは、社内の情報共有が導入前と比べて驚くほどスピーディーになったことではないかと思います。
SharePointに関して言えば、社内のポータルサイトにFAXや議事録、営業資料などをアップロードしておけば、わざわざ社内に戻らなくても外出先から確認することができますし、全体的なお知らせも以前はメールで通知しており、誰が見ているかが分からないため一方通行になっていましたが、SharePoint内のお知らせ掲示板を利用することで、誰が見て誰が見ていないかを確認できるようになったことも非常にメリットを感じています。
また、Teamsのチャット機能を活用することで、1対1でのコミュニケーションはもちろんですが、チーム間での連絡事項やファイル共有もスムーズに行えるようになりましたので、仕事をする上では非常に欠かせないものとなっています。
まだまだ改善すべき課題はたくさんありますが、もっと使いこなしていく中でさらなる業務改善やコミュニケーションの活性化に繋げていきたいと思います。
また、Office365には、SharePointやTeams以外にも、社内SNSのYammarやアンケートツールのFormなどの機能もありますので、今後はこういったサービスも徐々に活用していきたいと考えています。