【会社情報】

会社名：株式会社東京日化サービス　
本社：〒185-0022 東京都国分寺市東元町4丁目16−13
東京東支店 : 〒125-0053 東京都葛飾区鎌倉1丁目19-14

事業内容：設備・建物メンテナンス事業
社員数：36名（2024年9月現在）
2025年には創業55年。
https://www.tokyo-nikka.co.jp/

2025年で創業55周年を迎えられる東京日化サービス様、ここまでに至る過程には2020年のコロナ禍での危機的状況下の中、社長自らがその先見性で選ばれたMicrosoft 365 を導入され、コミュニケーションの活性化・スピードアップ、場所を選ばない情報共有などによって見事に実現された効率化についてお話いただきました。設備会社ならではの課題に対してITの力を駆使し乗り越え、その恩恵を社外にも普及していき、時代の変化に対応すべく更なる業務のDXを進められています。

2020年コロナ禍により業務改革が必要となり
リモートワークの要として「Microsoft 365 」を導入

導入の経緯ですが、2020年コロナ禍の状況下でリモートワークをしなければいけない世情になって、クラウドサービスを導入しようと思い、色々と何が良いのか探っていく中でTeams  に目をつけました。
Teams は導入前に無料版で検証したところ、使い勝手も良く、音声や画像などテレビ会議の通信を含めて良いというのがわかりました。それに加えてMicrosoft のOffice 製品は日頃から使用しているし、あれこれサービスやアプリを増やして煩雑にしたくない気持ちも大きかったですね。
その点、Microsoft 365 を利用すれば、Office 製品に関してもこれから先、パッケージ版を購入しなくて済みますし、備わっている容量も大きく、当然Teams とも連携できる。
そういった点からMicrosoft 365 の導入に至りました。

導入による変化ー【Teams】での情報共有により、効率化・
コミュニケーションが迅速化。

Teams 導入によって、以前よりもコミュニケーションが非常に細かく取れるようになりました。従業員同士のやりとりが全てチャットの中に残りますので、
それまでは各自の業務が今どうなっているのか、直接個別に確認していましたが、今はTeamsを立ち上げてチャットのやり取りを見れば本人に確認せずとも一目でわかりますし、把握が容易になりました。
周知をしたい社内報一つとっても、今までは各自の机の上で回覧板を回していたので、全員が確認するのに時間がかかっていましたが、今はTeams 一斉に皆が閲覧・共有できる。格段に伝達スピードが早くなりましたね。

作業現場ならではの問題にも、Teams が役立った

これまでは、在宅勤務をしている中、緊急時に出勤できる従業員がいないか事務員がひたすら電話をかけ続けなければならなかったのですが、
今はチャットに流しておけば自ずと出勤できる従業員が応答してくれます。事務員もその間に、他の仕事に時間を割くことができるようになりました。
他にも、今までは現場へ向かう前に指示内容や案件状況・必要な工具などを確認する為に事務所に一度立ち寄らなければならなかったのですが、Teamsでそれらを提示しておくことによって、従業員が事務所を経由することなく自宅や現場から次の現場に直接向かうことが可能となりました。
また、作業現場での作業中は電話に出ることができず、また地下での作業の場合は電話が繋がらないこともありましたが、今はチャット機能で連絡事項やメッセージを残せることにより、作業後に確認してもらうことができるようになり、電話のタイミングを見計ったり、何度も連絡をしなくてはいけない、といった負担も減りました。

Microsoft 365 がなければ、従来の紙ベースや電話中心の業務が続き、会社が存続できなかった可能性もあった。

Microsoft 365 を導入せず、当時の状態のまま今も仕事をしていたら、もしかしたら会社が無いかもしれない（笑）
それは何故かというと、一つの案件に対して基本的に一人が担当することになっており、以前のやり方だと一人一人の状況が把握しづらかったからです。当時であれば一つ一つ聞いて確認しなければ分からなかったことが、今は高い情報共有性ですぐに把握できる。
他にも社外に提出する前の報告書の添削など、今までは作成したものを印刷して上司の承認待ち、または修正をしていましたが、今ではチャット上に作成した書面をアップして共有することにより、上司はすぐに確認しすぐ手直しすることができるようになりました。以前は3日ほどかかっていた業務が、今なら1日でできています。このように仕事のスピードが全く違います。
また、紙に出力する機会も少なくなり、ペーパーレス化にもつながっていますし、
皆でスケジュールを共有でき同僚のスケジュールが見れることで「あ、ここで自分のこの仕事を終わらせないと周りに迷惑をかけてしまうな。」というように自分のスケジュールの組み方の意識も変わったと思います。
当時は会社に戻らないとメール確認ができませんでしたが、今は外出先でもスマホから確認、対応もできますし、そのままチャットで指示もできる
というように、どこでもメールの確認ができるというだけでも全然違いますね。
特に、現場の従業員はスマホでOutlookやTeamsを確認できる恩恵は大きいと思います。

Microsoft 365 の効果を社内だけでなく、社外へも波及効果を

最近では、協力会社にもTeams の便利さを伝えています。実際に使用してもらい、やり取りをすることによってより仕事を円滑にしていく流れを作っています。
Teams に関しては、おそらく皆LINEの感覚で使っているようで、あまり抵抗なく受け入れてもらえていると感じます。チャットでのコミュニケーションだけでなく書面のやり取りなど、社内で便利になったことを社外の方とのやり取りにも適応すれば、どんどん便利になり更に効率化が進むことができお互いが助かりますからね。

今後も「変化」に対応し、更なる「発展」へ向けて

Microsoft 365 を一言でいうと、、、それがないと仕事できない「軸」ですね。弊社を支えている何本かの軸の１つなのは間違いありません。
これを取り上げられると仕事が立ち行かなくなります。我々の仕事は設備関係ですが、ここにもITの波が押し寄せてきていて
今は、クラウドによって現場に出向いて点検ではなく、自動点検というような
時代になってきている。社員には「変化に対応していかないと生き残れないぞ」と日頃から話をしています。コロナ禍の当時、社員たちはMicrosoft 365 の新しいサービスを利用し、仕事の進め方を変えて行かないといけない、そういった変化は相当大変だったと思いますが、その時の変化に対応したからこそ今、会社がしっかりと存続できています。
Microsoft 365 を今後も更に活用していき、手間や労力を省いて生まれた時間で、今までできなかった活動や価値を高める業務を行えるようにしていきたいですね。

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