株式会社アクセス
明日からOffice 365を使えなくなった場合、どうやって仕事をしようかなと思うくらい、今私達の仕事の中でかかせないツールとなっています！
【会社情報】
株式会社アクセス
創業28年／クライアント数3000社
事業内容：求人広告代理店
Office 365を導入して、営業や会議の効率化による時短、コミュ度アップの成功事例をお話しいただきました。実際に現場で起こっていた課題から、その解決・運用方法に至るまでのプロセスを、具体的に分かりやすくご紹介いただいております。
「残業が続く日々」このままではいけない。ーー
「働き方改革」のツール「Office 365」 導入で、時短・生産性向上
現在の求人市場は有効求人倍率1.78倍と、クライアントより求人掲載をいただいても結果に結びにくく採用しづらい状況となっています。採用環境が厳しくなるにつれ、採用手法も複雑化しクライアントへの提案も高度化しているので営業や制作の仕事の負荷も上がり、5年くらい前から日々の残業が増え続けていた状況でした。
そうした背景の中で、このままではいけないと、情報共有・仕事の効率化・時短を目標に、社内で様々なカイゼン活動に取り組んでおり、その中で解決のツールとして「Office 365」が一番適していました。
外出先からのメール確認で「一次対応」が早くなった
これまではスマホではなく普通の携帯を使っていたので、営業で外出時は、クライアントからメールがきても社内のアシスタントにメールを見てもらい電話をもらっていました。一部の営業マンは自身の携帯に転送していましたが、そのまま返信ができないし、コンプライアンス的にも良くありませんでした。朝営業に出ると夜までメールが見られないので、すぐに返信ができず、夕方帰社してから30件40件溜まっているメールをまとめて返信していました。そのせいで顧客対応へのスピード、顧客満足自体がおちたり、「まだメール見てないの？」等の連絡が都度入っていました。
今ではどの端末でもメールが見られるので一次対応が早くなりました。ちょっとした用件や進捗はすぐに返答し、お客様が電話で不在の時でも「メールをおくりました！」と伝えることでお客様対応もスピード化できるようになりました。
先輩・上司との同行「スケジュールの調整だけで３日」
スケジュールを手帳で管理していたのですが、同行を依頼される場合、15人程の部下から一斉に「スケジュールはあいてますか？」との連絡がくる事があります。そうすると手帳を確認しながら調整していたので、スケジュールの調整だけで3日かかっていました。
今はスケジュールを共有して可視化してるので、空いてる時間の共有、スケジュールの招待ができるようになり、時短につながりました。
また、外出中の営業宛の電話に対しアシスタントが戻り時間を伝えるのも、今はOffice 365の予定表にスケジュールが入っているので、営業が何をしているのかひと目でわかるようになりました。
会議やミーティングの予定も、会議内容や準備する資料、持参物などをコメントしてもらっています。また会社のイベントも一括して予定を共有できるので、とても便利になりました。
会議室・取材機材の予定管理も「紙ベースからクラウドへ」
これまでは会議室の予約をExcelで運用しており、一人がExcelを開いているともう一人が開けないということで「誰か会議室のExcelを開いている人はいますか？編集できないんですが、、」といったことが日常茶飯事でした。
今は会議室ごとの予定を見ることができていますし、取材用のカメラなどの機材も管理しています。
外出先から「Excel・PowerPointをクラウド上で共同編集」
これまで報告書や売上、テレアポ集計や営業日報も、外から編集・入力できなかったため、オフィスに戻ってから入力しており残業の要因となっていました。
現在はSharePointで、クラウド上のExcelやPowerPointを、スキマ時間で外出先から作成していますので、時短につながっています。
例えば、一日の商談・訪問件数を毎日Excelに入力するのも、今ではほとんどの営業が、最後のアポイントを終えて会社に帰社する間に入力したり、直帰する場合でも外から編集可能ですので、わざわざ会社に戻ってくる、また誰かがExcelを開いていると編集出来ないといった事もなく、入力の手間やストレスがなくなりました。
社内SNS（yammer）の活用で「会議が報告会から協議の場へ」
yammerという社内SNSを使って、コミュニケーションが活発化しました。yammerについては、FacebookやLINEに近いようなものですが、それらはどうしてもセキュリティ面で怖さがあり会社での使用は禁止していましたが、このyammerを使うことによってより情報共有が活発になりました。
朝会で伝達していた、「こういうキャンペーンをやりたい」「こういうことがあります」「台風が来るので営業は何時まで帰社してください」など、パート社員や直行した営業など、情報が伝わらないということがありました。今は、yammerで様々なグループを作り、そこで共有しているので情報の格差をなくすことが出来ました。
その他にも、会議もyammer上で共有、プロジェクトを進行しています。前回の会議の議事録や課題をyammerで共有し、次の会議までには、タスクや進捗をコメントしてますので、会議の場が以前の報告会から協議の場に変わり、時間も3時間から1時間半とになり時短につながっています。
新入社員の報告にもyammer「会社全体で育てて行く雰囲気ができた」
yammerは、日報でも利用しています。例えば「テレアポをやりました」、「商談にいきました」、「お客様とこういう話をしました」といったトピックスを、yammerにアップして、特に新入社員の報告には、先輩がアドバイスのコメントしたり、他部署の社員も「がんばってね！」と応援コメントしたり、会社全体で新入社員を育てていこうという雰囲気ができました。
また、yammerのアンケート機能で、ボールペンの種類など備品発注も投票制によって発注を決めています。
使えなくなったらどう仕事をすれば
Office 365導入で時短・生産性向上「今ではかかせないツールとなった」
システムを導入すると大変だろうなと思っていましたが、導入にあたりストレスなく、すぐ仕事に活かせるのもOffice 365のメリットではないかと思います。プライベートでLINEをやっているのですが、今LINEがなくなってしまうと連絡をとるのが大変だと思うのと同様に、Office 365を使うと、もし明日から使えませんとなった場合、ものすごくストレスになるし、どうやって仕事をしようかなと思うくらい、今私達の仕事の中ではかかせないツールとなっています。
最後にOffice 365を導入してよかった点を3つまとめました。
１）情報共有のツールが出来てコミュニケーションが活発になった
２）外出先からメール返信やファイル編集が可能なので時間が効率よく使えるようになった
３）電話の本数や会議の時間を削減して時短に成功した
導入前の残業時間を集計したところ、営業で月の残業時間が20時間も減りました。また月曜日に行っていた営業会議も、今はyammerで営業の共有ができているので、1時間の会議をなくし、時短につながりました。
このような形で時短・生産性アップに一気につなげることができたので、Office 365を導入してよかったと思っています。